Home Topics Finance W-2 vs. W-4: Was ist der Unterschied und wie wird abgelegt?

W-2 vs. W-4: Was ist der Unterschied und wie wird abgelegt?

Dieser Artikel wurde von der Steuerexpertin Erica Gellerman, CPA, geprüft.

W-2 und W-4 bilden Unterschiede

Obwohl beide bundesweit IRS-Steuerformulare vorschreiben, unterscheiden sich W-2 und W-4 von Natur aus. Der W-4 informiert die Arbeitgeber über den angemessenen Steuerabzugsbetrag, der vom Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers abgezogen werden muss. Der W-2 hingegen ist ein von einem Arbeitgeber erstellter Bericht, in dem das Einkommen und die Steuereinbehalte eines Arbeitnehmers für das jeweilige Steuerjahr aufgeführt sind.

In diesem Handbuch werden die Formulare W-2 und W-4 verglichen, wobei nicht nur die Hauptunterschiede zwischen den beiden Formularen erläutert werden, sondern auch, wie Sie jedes Formular für Ihr Unternehmen richtig ausfüllen können.

Bevor Sie die Formunterschiede zwischen W-2 und W-4 aufschlüsseln, ist es wichtig, die Grundlagen dieser beiden Formen kurz zu erläutern. Sowohl W-2 als auch W-4 sind IRS-Steuerformulare, die online verfügbar sind. W-2 und W-4 müssen für jeden Ihrer Mitarbeiter ausgefüllt werden und können als Teil der Personalabteilung für Ihr Unternehmen sowie für Ihre Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsprozesse betrachtet werden.

Was ist ein W-4?

Der W-4 wird auch als Quellensteuerbescheinigung des Mitarbeiters bezeichnet. Dies bedeutet, dass dieses Formular die Bundeseinkommensteuer vorschreibt, die Sie vom Lohn Ihres Mitarbeiters einbehalten. Jeder Mitarbeiter sollte einen W-4 im Rahmen seiner neuen Einstellungsunterlagen am ersten Arbeitstag (oder zumindest vor seinem ersten Gehaltsscheck) korrekt ausfüllen und jährlich aktualisieren, wenn sich seine persönliche oder finanzielle Situation ändert. Sobald Ihr Mitarbeiter sein W-4 abgeschlossen hat, verwenden Sie die bereitgestellten Informationen zur Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei wird der korrekte Bundessteuerbetrag jedes Mal einbehalten, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen und Ihre Mitarbeiter bezahlen.

Was ist ein W-2?

Das IRS bezeichnet das W-2-Formular hingegen als Lohn- und Steuererklärung. W-2-Formulare werden jährlich von den Arbeitgebern für jeden ihrer Arbeitnehmer eingereicht und geben das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers sowie deren Abzüge für Einkommen, Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuern, Kinderbetreuung und Altersvorsorge an. Mitarbeiter verwenden ihre W-2-Formulare, um ihre jährlichen persönlichen Steuererklärungen einzureichen. W-2-Formulare können elektronisch eingereicht oder manuell ausgefüllt und an die Sozialversicherungsbehörde (SSA) sowie an staatliche und lokale Behörden gesendet werden. Viele Softwareplattformen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung unterstützen Sie bei der Einreichung von W-2.

W-2 vs. W-4 bilden Unterschiede

Nachdem Sie nun etwas mehr über diese beiden IRS-Formulare wissen, wollen wir die Kernunterschiede zwischen W-2 und W-4 aufschlüsseln und erläutern, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken.

Welchen Zweck erfüllen sie?

W-4 Form: Das W-4-Formular wird verwendet, um Sie als Arbeitgeber über den erforderlichen Betrag zu informieren, den Sie vom Lohnscheck Ihres Mitarbeiters für Steuern einbehalten müssen.

W-2 Form: Das W-2-Formular hingegen ist ein Jahresbericht, in dem der Mitarbeiter (sowie der IRS) seine Bruttolöhne und Steuereinbehalte aufgeführt sind.

Wer füllt die Formulare aus?

W-4 Form: Der W-4 wird von Ihren Mitarbeitern ausgefüllt. Jeder Mitarbeiter füllt seine persönlichen Daten und Quellensteuern auf dem W-4 aus. Als Arbeitgeber müssen Sie nur einen Teil des W-4 ausfüllen, wenn Sie das Dokument verwenden, um die Meldepflichten für neue Mitarbeiter zu erfüllen.

W-2 Form: Für den W-2 ist der Arbeitgeber für das Ausfüllen dieses Formulars verantwortlich. Basierend auf Ihren Gehaltsdaten aus dem Jahr führen Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter eine W-2 aus.

Wann sind sie fertig?

W-4 Form: Das W-4-Formular sollte als Teil der Onboarding-Unterlagen eines Mitarbeiters ausgefüllt werden. Da der W-4 den Steuerbetrag festlegt, der vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters einbehalten wird, sollte er vor seinem ersten Zahltag einen W-4 ausfüllen. Nach Abschluss des ersten W-4 muss ein Mitarbeiter nur dann einen neuen W-4 abschließen, wenn sich seine persönliche oder finanzielle Situation ändert und er daher seine Quellensteuern anpassen möchte.

W-2 Form: Ein W-2 ist ein Jahresformular, das Daten aus dem Vorjahr widerspiegelt. Ein im Januar 2020 eingereichter W-2 spiegelt daher die Lohn- und Steuerinformationen von 2019 wider. Sie müssen jedes Jahr bis spätestens 31. Januar für jeden Mitarbeiter einen W-2 einreichen.

Was machst du mit ihnen?

W-4 Form: Sobald Ihr Mitarbeiter sein W-4 ausgefüllt hat, sollten Sie es (entweder elektronisch oder physisch) einreichen, aber Sie müssen es nicht beim IRS oder SSA einreichen. Sie müssen ein W-4-Formular nur einreichen, wenn Sie es verwenden, um die Anforderungen für die Meldung neuer Einstellungen zu erfüllen.

W-2 Form: Sie müssen alle W-2-Formulare per Post oder elektronisch bei der SSA einreichen. Darüber hinaus müssen Sie jedes Jahr bis spätestens 31. Januar ausgefüllte W-2-Formulare an alle Ihre Mitarbeiter verteilen. Möglicherweise müssen Sie auch eine Kopie bei Ihrer staatlichen oder örtlichen Steuerbehörde einreichen.

W-2 vs. W-4 Formulare: wie man archiviert

Um sicherzustellen, dass Sie sowohl die W-2- als auch die W-4-Anforderungen für Ihr Unternehmen erfüllen, erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Formulare finden und ausfüllen, sowie einige Tipps, um den Prozess zu vereinfachen.

W-4-Formular: Einbehaltungsbescheinigung des Mitarbeiters

Das W-4-Formular sollte von jedem Ihrer Mitarbeiter idealerweise am ersten Arbeitstag ausgefüllt werden – und definitiv vor dem ersten Gehaltsscheck. Der W-4 informiert Sie über die Höhe der Einkommenssteuern, die Sie von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter einbehalten müssen, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung durchführen. Das aktuellste W-4-Formular finden Sie auf der IRS-Website. und drucken Sie es aus, damit Ihr Mitarbeiter es ausfüllen kann. Einige Personal- oder Gehaltsabrechnungsanbieter ermöglichen Ihren Mitarbeitern auch, ihre W-4 elektronisch innerhalb der Plattform zu vervollständigen und die relevanten Daten automatisch in Ihr Gehaltsabrechnungssystem einzugeben.

Um das W-4-Formular korrekt auszufüllen, muss Ihr Mitarbeiter Folgendes angeben:

  • Zusätzliche Abzüge, die sie erwarten.

Beispiel eines leeren W-4-Formulars. Bildquelle: IRS

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie Ihren Mitarbeitern nicht sagen können, wie sie ihre W-4 ausfüllen sollen, sondern Ressourcen anbieten können, mit denen sie ihre korrekte Quellensteuer ermitteln können.

Sobald ein Mitarbeiter sein W-4 ausgefüllt hat, sendet er es an Sie zurück und Sie bewahren das Formular als Referenz auf. Sie geben auch die Quellensteuerinformationen in Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ein, um sicherzustellen, dass von jedem Gehaltsscheck der richtige Betrag an Einkommensteuer einbehalten wird. Ihr Mitarbeiter kann sein W-4 nach eigenem Ermessen aktualisieren. In diesem Fall sollten Sie Ihr Ablagesystem mit dem neuen W-4 aktualisieren und Ihre Abrechnungsdaten entsprechend anpassen.

Abhängig von Ihrem spezifischen Bundesstaat müssen Ihre Mitarbeiter möglicherweise auch Quellensteuerformulare einreichen. Staatliche Quellensteuerformulare legen die staatliche Quellensteuer fest und folgen dem gleichen Verfahren wie die Bundes-W-4. Sie können auf die Website der Regierung in Ihrem Bundesstaat verweisen, um die Anforderungen an das Quellensteuerformular des Bundesstaates zu bestätigen.

W-2-Formular: Lohn- und Steuererklärung

Im Gegensatz zum W-4 sind Sie als Arbeitgeber allein für das Ausfüllen und Einreichen von W-2-Formularen verantwortlich. W-2s detailliert die Bruttolöhne und Steuerabzüge für das jeweilige Jahr für jeden Ihrer Mitarbeiter. Daher muss dieses Formular für jeden Ihrer Mitarbeiter jährlich ausgefüllt und bei der SSA eingereicht werden. Die SSA empfiehlt, W-2 elektronisch einzureichen, aber Sie können auch physisch einreichen.

W-2 müssen bis spätestens 31. Januar des Vorjahres abgeschlossen und zusätzlich zur Einreichung bei der Regierung an Ihre Mitarbeiter verteilt werden. Auf W-2-Formulare kann auf der IRS-Website zugegriffen werden. In vielen Fällen kann Ihnen Ihr Buchhalter oder Lohnbuchhalter bei der Einreichung von W-2-Unterlagen behilflich sein. Darüber hinaus können Sie auf vielen Softwareplattformen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung W-2 auch über ihr System ablegen.

Um das W-2-Formular für jeden Ihrer Mitarbeiter auszufüllen, müssen Sie Folgendes ausfüllen:

  • Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.

  • Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN).

  • Ihr Name, Adresse und Postleitzahl.

  • Name, Adresse und Postleitzahl des Mitarbeiters.

  • Löhne und Steuereinbehalte des Arbeitnehmers.

Beispiel eines leeren W-2-Formulars. Bildquelle: IRS

Die spezifischen Steuereinbehalte, die Sie abschließen, hängen von Ihrem Unternehmen und den einzelnen Mitarbeitern ab. Pflegebedürftige Leistungen und Altersvorsorgepläne gelten beispielsweise möglicherweise nicht für jeden Mitarbeiter – und daher möglicherweise nicht für jeden W-2, den Sie absolvieren. Auch hier bietet der IRS detaillierte Anweisungen zum Ausfüllen der einzelnen Felder im W-2. Sobald Sie alle Ihre W-2-Formulare für Ihr Unternehmen ausgefüllt haben, reichen Sie sie bei der SSA ein und verteilen sie an Ihre Mitarbeiter. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie für jeden Mitarbeiter, der in diesem Steuerjahr für Sie gearbeitet hat, eine W-2 einreichen und bereitstellen müssen, auch wenn diese derzeit bei der Erstellung der Formulare nicht in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind.

Darüber hinaus sollten Sie bedenken, dass W-2 nur für Mitarbeiter und nicht für Auftragnehmer ausgefüllt werden müssen. Für 1099 Auftragnehmer hingegen reichen Sie das 1099-NEC-Formular ein (zuvor das 1099-MISC für Steuerjahre 2019 und früher). Das 1099-NEC-Formular (und zuvor 1099-MISC) ähnelt einem W-2 darin, dass es die erhaltenen Einnahmen des Auftragnehmers und alle Steuereinbehalte angibt, die Sie für diese Person vorgenommen haben. Wie bei W-2 sollten 1099-NEC- und MISC-Formulare vor dem 31. Januar eingereicht und an alle unabhängigen Auftragnehmer verteilt werden, die innerhalb dieses Steuerjahres für Sie gearbeitet haben.

Tipps für kleine Unternehmen, die W-2- und W-4-Formulare einreichen

Die Formulare W-2 und W-4 dienen unterschiedlichen Zwecken, sind jedoch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter gleichermaßen wichtig. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre W-2- und W-4-Prozesse zu optimieren, damit Sie die Formulare nicht nur korrekt, sondern auch so effizient wie möglich ausfüllen.

  • Sei proaktiv. Sowohl die W-2- als auch die W-4-Formulare haben Zeitrahmen, die eingehalten werden müssen. Sie sollten also sicherstellen, dass Sie die Fristen einhalten und nicht bis zur letzten Minute warten, um diese Formulare auszufüllen. Das Warten bis zur letzten Minute kann zu Fehlern oder versäumten Fristen führen, was im Fall von W-2 zu einer späten Strafe des IRS führen kann. Abgesehen davon ist es am besten, wenn Ihre Mitarbeiter ihre W-4 am oder vor ihrem ersten Arbeitstag ausfüllen und die relevanten Informationen so schnell wie möglich in Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eingeben. Für W-2 sollten Sie sicherstellen, dass Sie als erstes im neuen Jahr mit der Arbeit beginnen, um die Frist vom 31. Januar einzuhalten.

  • Wenden Sie sich an einen Fachmann. Obwohl die IRS-Website detaillierte Anweisungen zum Ausfüllen dieser beiden Formulare enthält, können sie dennoch verwirrend sein, insbesondere wenn Sie viele Mitarbeiter und andere geschäftliche Aufgaben zu erledigen haben. Um Bedenken auszuräumen, insbesondere im Fall von W-2, ist es hilfreich, Ihren Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater zu konsultieren. Diese Fachleute haben Erfahrung mit IRS-Steuerformularen und können alle Fragen beantworten oder Ihnen sogar dabei helfen, diese korrekt auszufüllen.

  • Wenn möglich elektronisch einreichen. Wenn es um den W-2 geht, empfiehlt der IRS, dass Sie elektronisch einreichen. Durch das elektronische Einreichen von Papier wird nicht nur Papier gespart, sondern es wird sicherlich schneller und einfacher für Ihr Unternehmen. Obwohl Sie keine W-4 bei der Bundesregierung einreichen müssen, ist es möglicherweise einfacher, Ihre Mitarbeiter diese elektronisch ausfüllen zu lassen. In ähnlicher Weise möchten Sie W-4 möglicherweise auch elektronisch speichern. Auf diese Weise bleiben Sie organisiert und sicher und können bei Bedarf schnell darauf zugreifen.

  • Verwenden Sie eine Gehaltsabrechnungs- oder HR-Software. Die Verwendung von Lohn- und Gehaltsabrechnungs- oder HR-Software mit W-4- und W-2-Funktionen ist möglicherweise der einfachste Weg, um Ihre Steuerformularprozesse zu optimieren. Sie können nicht nur die Formulare innerhalb der Plattform ausfüllen und möglicherweise ablegen (abhängig vom gewählten System), sondern Ihre Mitarbeiter können auch die erforderlichen Formulare ausfüllen und später bei Bedarf darauf zugreifen.

  • Sei vorsichtig. Seien Sie bei all Ihren Geschäftsaufgaben besonders vorsichtig, wenn Sie W-2-Aufgaben erledigen und Ihren Mitarbeitern helfen, ihre W-4-Aufgaben zu erledigen. Fehler, die auf einem dieser Formulare gemacht werden, können Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern schaden – insbesondere im Fall eines Audits. Wenn Sie also ein wenig mehr Zeit für W-2 und W-4 aufwenden, sparen Sie auf lange Sicht Zeit (und Geld) .

Eine Version dieses Artikels wurde erstmals auf Fundera, einer Tochtergesellschaft von NerdWallet, veröffentlicht

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